كفاءة إدارة الوثائق هي قضية رئيسية بالنسبة للشركات والمنظمات التي تتعامل مع كميات كبيرة من الوثائق . ويمكن أن تكون مخاطر عدم التطابق أو فقدان الوثائق أو بطء عملية استرجاع الوثائق الورقية أو الرقمية باهظة التكلفة .

استخدام الباركود للوثائق هو حل قوي ، ويوفر وسيلة سهلة لتنظيم وتتبع الوثائق لتسهيل الوصول ، وتحسين دقة وتقليل الأخطاء .

الباركود نوع الوثيقة

عند تنفيذ نظام الباركود للوثائق ، من المهم أن تختار نوع مناسب من الباركود . الباركود مختلفة توفر تخزين البيانات المختلفة والوظائف ، واختيار المناسب الباركود سوف يعتمد على الاحتياجات الخاصة بك .

وفيما يلي أنواع الباركود الرئيسية لإدارة الوثائق :

1D الباركود ( خطي الباركود )

هذه هي أبسط وأكثر المعترف بها على نطاق واسع الباركود الأشكال . 1D الباركود يتكون من خطوط متوازية تمثل مختلف عرض البيانات الرقمية .

على الرغم من أن رمز شريط 1D يمكن تخزين كمية محدودة من المعلومات ، فهي مناسبة جدا للاستخدام في الوثيقة الأساسية تتبع ، حيث كل وثيقة مرتبطة مع معرف فريد أو رقم مرجعي .

وتشمل الأشكال الشائعة رمز 39 و 128 .

2 - رمز شريط ثنائي الأبعاد

على عكس 1D الباركود ، 2D الباركود يشفر البيانات عموديا وأفقيا ، مما يتيح تخزين المزيد من المعلومات . هذه الرموز هي مناسبة تماما لإدارة الوثائق الرقمية أو الحالات التي تتطلب ترميز البيانات الوصفية الأخرى ، مثل وصف المستند أو عنوان الموقع .

شعبية 2D الباركود يشمل : 2D رمز PDF417 . . . . . . .

التطبيق العملي الوثيقة الباركود

الباركود يلعب دورا حيويا في مساعدة المنظمات على إدارة الوثائق على نحو أكثر فعالية ، وتحسين دقة وتقليل الوقت الذي يستغرقه البحث عن الملفات .

وفيما يلي أمثلة محددة على كيفية استخدام الباركود لإدارة الوثائق في مختلف الصناعات :

1 - الرعاية الصحية

في مجال الرعاية الصحية ، من المهم الحصول على سجلات المرضى ، نتائج المختبر و الوصفات الطبية بدقة وبسرعة . الباركود يستخدم على نطاق واسع في وضع العلامات على ملفات المرضى والسجلات الطبية والأدوية التعبئة والتغليف .

عن طريق مسح الباركود ، والمهنيين في مجال الرعاية الصحية على الفور الوصول إلى التاريخ الطبي للمريض ، والحد من الأخطاء ، وضمان أن يتم استرجاع الملفات الصحيحة في كل مرة .

المستشفى يستخدم نظام الباركود لتتبع سجلات المرضى . كل ملف المريض يخصص رمز شريط فريدة من نوعها التي يتم مسحها ضوئيا في كل مرة يتم الوصول إليها ، تحديث ، أو نقل السجلات . هذا يضمن أن بيانات المريض لا يمكن وضعها بشكل غير صحيح ، ويمكن الوصول إليها من قبل الموظفين المأذون لهم عند الحاجة .

2 - المهنة القانونية

وتعالج مكاتب المحاماة عددا كبيرا من الوثائق القانونية ، من العقود والإحاطات الإعلامية إلى وثائق المحكمة . وضع وثيقة عن طريق الخطأ يمكن أن يؤدي إلى تأخير أو حتى عواقب قانونية .

لمنع هذا ، العديد من مكاتب المحاماة استخدام ملف الباركود لوضع علامة على معرف فريد لكل ملف القضية . هذا يجعل من السهل تتبع مواقع تخزين الوثائق واسترجاعها بسرعة إذا لزم الأمر .

شركة محاماة كبيرة تستخدم رمز 128 بار مارك ملف القضية لكل عميل . في كل مرة يتم نقل الملفات أو الوصول إليها ، رمز شريط يتم مسحها ضوئيا وتسجيلها لتمكين المحامين وموظفي الدعم لتحديد موقع الملفات على الفور .

وبالإضافة إلى ذلك ، تفحص الباركود وصلات الملفات المادية إلى الإصدارات الرقمية المخزنة في ملف الشركة نظام الإدارة .

3 - الخدمات المالية

وتتولى المصارف والمؤسسات المالية مسؤولية إدارة السجلات الحساسة والكبيرة ، مثل اتفاقات القروض والعقود والتاريخ المالي للعملاء .

وباستخدام الرموز الشريطية ، يمكن لهذه المؤسسات أن تحدد كل وثيقة برقم مرجعي فريد ، مما يكفل تتبع واسترجاع الوثائق بدقة وفقا للمعايير التنظيمية .

بنك واحد يستخدم PDF417 الباركود لوضع العلامات على اتفاقات الرهن العقاري وسجلات العملاء . في كل مرة يتم تحديث الوثيقة أو نقلها بين الإدارات ، رمز شريط يتم مسحها ضوئيا وتسجيلها في تأمين نظام إدارة الوثائق . وهذا يضمن متابعة واضحة لمراجعة الحسابات ، ويقلل من خطر فقدان الوثائق أو عدم تطابق .

4 - التعليم

المؤسسات التعليمية في كثير من الأحيان إدارة سجلات الطلاب ، والإنجازات ، والمحفوظات الإدارية وأوراق الامتحان . تجهيز هذه الوثائق مع رمز شريط يجعل من السهل على الموظفين لتتبع ملفات الطلاب في العديد من الإدارات أو المحلات التجارية ، وتحسين كفاءة حفظ السجلات .

جامعة تستخدم رمز ثنائي الأبعاد لإدارة الطلاب النصوص . كل طالب ' ق نسخة مطبوعة مع رمز ثنائي الأبعاد التي ترتبط إلى نسخة رقمية آمنة من الملف . يمكن للموظفين مسح رمز لاسترجاع الوثائق على الفور دون الحاجة إلى البحث عن الملفات المادية .

5 - تجارة التجزئة والتصنيع

في قطاعات مثل تجارة التجزئة والتصنيع ، الباركود يستخدم ليس فقط لتتبع المنتجات ، ولكن أيضا لإدارة سلسلة من الوثائق التشغيلية ، مثل الفواتير ، وسجلات الشحن وسجلات الجرد .

من خلال دمج الباركود في عملية إدارة الوثائق ، يمكن للشركات تبسيط سير العمل والحد من الأخطاء الكتابية .

متاجر التجزئة الكبيرة تتبع الفواتير باستخدام رمز 128 بار . كل فاتورة لها رمز شريط ، كل خطوة يتم مسحها ضوئيا أثناء الموافقة على الدفع . وهذا يتيح للفريق المالي رصد حالة كل فاتورة ، والحد من التأخير وضمان دقتها .

كيفية توليد الباركود للوثيقة ؟

1 . اختيار نوع الباركود : اختيار 1D الباركود لتتبع ببساطة ، أو اختيار 2D الباركود ( مثل رمز ثنائي الأبعاد ) للحصول على مزيد من المعلومات التفصيلية .

2 - استخدام رمز شريط مولد : الذهاب إلى الإنترنت رمز شريط مولد أداة ، أدخل البيانات اللازمة من الوثيقة ، ثم حدد المطلوب رمز شريط الشكل .

3 . تحميل وتطبيق : تحميل الباركود ، وطباعتها في ملف أو ملف رقمي مضمن .

وباختصار ، فإن استخدام الباركود هو وسيلة فعالة لتحسين تنظيم ودقة الوصول إلى الملفات المادية والرقمية .

إذا كنت ترغب في تنفيذ نظام الباركود للوثيقة ، تبدأ باستخدام الباركود مولد .